Gestion des équipements

Vous recensez l’ensemble de vos équipements par processus et localisation. La représentation s’effectue, comme dans l’explorateur Windows, avec une structure arborescente simple à prendre en main. Chaque équipement dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques et financières, nomenclature des éléments constitutifs (pièces de rechanges, consommables), documentations multimédia, calendrier des arrêts, contrats de services, points de mesure (h, m³, kWh, °C, etc.) pour le suivi des valeurs d’exploitation et la maintenance conditionnelle. Chaque dossier dispose également d’informations de suivi : historique des interventions, maintenances préventives et réglementaires, indicateurs normalisés. Des fonctions spéciales prennent en charge certaines actions : suivi des garanties sur les équipements et leur réclamation, gestion des mouvements des équipements dans les processus, alimentation des nomenclatures des éléments constitutifs selon les consommations de pièces de rechange enregistrées sur intervention.

Gestion électronique de documents

Les collaborateurs du service de maintenance investissent plus de 20 % de leur temps dans la recherche d’informations. Pour leur éviter une perte de temps inutile, CareOffice propose de centraliser d’une manière transparente tous les documents électroniques dans la base de données ou sous forme de lien. Le module permet de stocker et d’organiser des classeurs documentaires contenant des documentations multimédia (schéma, plan, vidéo, description) et leur propriété (responsable, numéro de version, droit d’accès, date de validité). Chaque classeur documentaire peut être associé à des équipements, des pièces de rechange et des tâches de maintenances réglementaires. Grâce à la fonction de recherche avec option « full texte », vous retrouvez rapidement un document par processus, localisation ou équipement.

Gestion des travaux

La gestion de vos activités quotidiennes est optimisée grâce au module de gestion des travaux. Vous créez les travaux préventifs, réglementaires et prédictifs. Vous pilotez leur déclenchement selon des critères calendaires (avec intégration de saisonnalité), de compteurs, événementielles, de hiérarchisation des lancements glissant sur réalisation. Les travaux peuvent être basés sur des gammes opératoires prédéfinis dans des nomenclatures et peuvent être routés sur plusieurs équipements afin de créer, par exemple, un plan de graissage.

Dans le calendrier des travaux, vous disposez en tout temps d’une vision graphique des travaux par processus, localisation et équipement pour une période donnée. Le calendrier des travaux peut être représenté en mode journalier, hebdomadaire, mensuel ou période libre. A l’aide de la fonction glissé/déplacé, vous réorganisez, d’une manière interactive, les travaux dans le calendrier.

De la demande d’intervention initiale jusqu’à la validation du compte rendu, CareOffice s’adapte à votre organisation et son processus métier. En quelques clics de souris, le système vous permet de paramétrer vos étapes de qualification, préparation, planification, réalisation et bouclement.
La saisie d’une demande d’intervention ou d’un compte rendu d’intervention doit pouvoir être effectuée rapidement et simplement ! Pour cela, CareOffice propose plusieurs assistants de saisies adaptés. Dans le cas, par exemple, d’un compte rendu de dépannage sans ordre d’intervention, vous disposez d’un assistant express de saisie de compte rendu. Chaque assistant est paramétrable, dédié à un processus et apporte un grand confort d'utilisation.

Planification des ressources

Le calendrier de planification des ressources donne une vision interactive des travaux et des affectations de chaque intervenant. La démarche de planification met en phase la charge avec les disponibilités des ressources jusqu’à l’intervenant près. Chaque intervenant dispose d’un calendrier regroupant les absences programmées et les appartenances aux équipes. Des alertes visuelles assistent le planificateur dans sa tâche lors de surcharge ou de qualification insuffisante. Avec CareOffice, vous visualisez, d’un coup d’œil, l’intervenant disponible à une date donnée.

Gestion de projets d’investissement

Les projets d’investissement comme les travaux neufs, les grandes révisions ou encore la conception d’une nouvelle installation peuvent être planifiés et gérés au détail près. Pour chaque projet, vous décrivez les étapes à l’aide de travaux et vous pilotez les budgets, les ressources intervenant dans le projet, la disponibilité du matériel et leur commande d’une manière centralisée. Le processus de gestion des autorisations et de validations de chaque projet est librement paramétrable par l’utilisateur. En plus du contrôle du déroulement de projet, vous disposez du calendrier de charge de chaque intervenant membre du projet et, ainsi, vous identifiez rapidement leurs disponibilités.

Historique et Analyse

Tous les comptes rendus de maintenance sont documentés dans un historique des équipements. Grâce au module Historique et Analyse, CareOffice vous permet d’analyser les activités à l’aide d’indicateurs standards. CareOffice inclut une bibliothèque de plus de 100 rapports: indicateur de performance (MTBF, TRS), analyse de coûts, analyse de défaut, etc. En plus des rapports standards, l’utilisateur peut se constituer une bibliothèque de rapports personnalisés. Tous ces indicateurs et tableaux de bord de maintenance peuvent être consultés à tout moment, ils constituent un outil précieux d’aide à la prise de décision.

Un module externe permet également la mise à disposition de ces indicateurs et tableaux de bord sans accéder à CareOffice. Ainsi, vous communiquez naturellement vos indicateurs aux décideurs et partager l’information à tous les niveaux de l’entreprise.

Gestion des budgets

Le module de gestion des budgets est l’interface entre la technique et le contrôle financier. CareOffice permet de définir des budgets par exercice comptable à différents niveaux de centres de coûts et leurs comptes d’imputations. Chaque exercice comptable dispose d’une structure de centres de coûts et comptes d’imputation et, d’une période librement paramétrable par l’utilisateur. Une fois l’exercice comptable bouclé, les données financières sont figées à tous les niveaux et les nouvelles écritures s’imputent sur l’exercice suivant qui hérite, au besoin, la structure de l’exercice précédent. De plus, la gestion budgétaire est réactive, cela signifie que vous êtes mis en garde automatiquement par le module Messager lors d’un dépassement de budget.

Gestion des stocks

Optimisez la valeur d'immobilisation de votre stock de pièces de rechange. Vos pièces de rechange et consommables sont classés dans une arborescence technique et rattachés aux équipements. Chaque article dispose d’un dossier complet : caractéristiques techniques, documentations, comptes d’imputation, multi tarifs fournisseurs, multi magasins avec méthode de réapprovisionnement globale ou locale à chaque magasin. Méthode de réapprovisionnement (Min/Max ou point de réapprovisionnement).

L’enregistrement des mouvements de réservations et de transfert magasins en relation avec les modules de gestion des travaux et achats ajustent les quantités disponibles par magasin. Les réservations peuvent être effectuées sur des articles qui sont actuellement disponible ou prévu, en cours de réapprovisionnement ou de production. De plus, une fonction d’impression permet la création d’étiquette d’articles avec code-barres.

Gestion des achats

Automatisez le déroulement de l’activité d'achat : de la demande d’achat, suivi par la demande d’offre multi fournisseur et l’ordre d'achat jusqu’à la réception de marchandise et le contrôle facture. Le système permet l’achat de prestation stock et hors stock avec un calcul flexible des taxes, des frais de transport et des rabais. Les règles d’approbation d’achat sont paramétrables par l’utilisateur et le module Messager permet l’envoi, par courriel, des demandes d’approbation au responsable. Chaque bulletin d’achat peut être envoyé directement par fax ou par courriel au fournisseur. La réception de marchandise et le contrôle facture s’effectuent, si nécessaire, sur la base d’une livraison partielle. Une partie du déroulement d’achat peut être réalisé au niveau de votre ERP grâce aux connecteurs d’échanges de données. Une notation fournisseur, calculée sur la base du respect des délais de livraison, prix et litiges de livraison, permet de qualifier chaque fournisseur.

Gestion du journal d’exploitation

Beaucoup d'événements apparaissant dans les industries fonctionnant 24 heures sur 24, sont annoncés et traités par les équipes de quart ou les opérateurs du département production. Pour cette raison, un journal d’exploitation a été spécialement développé pour permettre à ces collaborateurs de documenter chaque événement puis, selon la nécessité, de le transmettre électroniquement au service de maintenance sous la forme d’une demande d’intervention. Ainsi, la procédure de travail est réduite et la communication entre les différents services est garantie.

Une fonction de remontée automatique d’événements, à l’aide d’un connecteur OPC Event&Alarm ou fichier log, permet de simplifier le traitement par l’opérateur et d’améliorer la crédibilité des informations. Le module Messager permet l’envoi par courriel ou SMS d’un avis d’événement à un tiers. D’autre part, le calendrier de planification des équipes de quart ou de piquet donne une vision graphique et interactive des affectations journalières de chaque collaborateur des équipes de quart.

Messenger

Dans certaines infrastructures hautement prioritaires, il est nécessaire de disposer rapidement des alertes concernant une activité, un événement ou une panne. Grâce au module Messager, chaque alerte est immédiatement transmise via SMS, Pager ou courriel aux individus concernés.

Gestion de sous-traitance (négoce et facturation SAV)

Le suivi de vente de pièces détachées et de prestations de services à vos clients est facilité grâce au module de gestion de sous-traitance. Chaque client dispose de condition commerciale spécifique : coûts horaires et commissions sur le prix des pièces détachées. CareOffice assigne automatiquement les réservations de pièces du stock et permet le calcul flexible des taxes, des escomptes et des termes de livraison. Lorsque la prestation désirée est livrée ou exécutée, les données sont comptabilisées dans une facture. Chaque facture peut être imprimée et transmise électroniquement au client. Ainsi, vous disposez d’un outil de pilotage des travaux en cours pour vos clients, de leur facturation et leur état de paiement.

Gestion des contrats

Les contrats conclus avec vos fournisseurs sont gérés au détail près. Chaque contrat dispose d’un dossier complet: période, échéance, conditions de préavis, responsabilité, coût et documents contractuels. Avant l’échéance du contrat, vous êtes informé, par courriel. Un audit automatique des dispositions convenues pour chaque équipement du contrat permet de mesurer les dispositions convenues et effectives. Ainsi, lorsqu’une disposition convenue n’a pas été effectuée par le sous-traitant dans un intervalle donné, le module Messager vous informe immédiatement par courriel.

En complément au module de gestion de sous-traitance, les contrats conclus avec vos clients pour des objets de service (équipement, licence, abonnement, énergie) peuvent être gérés. Le calcul des prix peut être effectué par objet sous forme de montants fixes, de prix saisis manuellement, de taux en pourcentage de la valeur de l’objet ou de l’énergie consommée. Le cycle de facturation est librement paramétrable, indépendamment de la durée contractuelle du contrat. CareOffice permet la facturation automatique ou manuelle de chaque contrat client.

Audittrail

Dans l'industrie pharmaceutique et alimentaire, les prescriptions légales imposent un enregistrement de toutes les opérations effectuées dans la base de données afin de repérer, le cas échéant, les anomalies dans un processus (FDA 21 CFR Part 11). Avec le module Audittrail, vous saurez à tout moment qui a saisi, modifié ou supprimé quelle donnée et quand.

Maintenance mobile

Ensemble de modules pour le personnel itinérant fournis avec un PocketPC industriel incorporant lecteur code-barres, RFID et GPRS. Pour plus de détails, consulter le produit CareOffice Mobile

Gestion des données de mesure

Collectez et analysez les valeurs d'exploitation de vos installations.

Veuillez consulter le produit CareOffice ODC